INTRODUZIONE - COSA SONO GLI OGGETTI TROVATI E COSA DICE LA LEGGE IN MERITO
Si definiscono oggetti trovati tutte le cose mobili smarrite e ritrovate da terzi. Nella fattispecie, il servizio effettuato da SaS prende in esame gli oggetti trovati sul territorio comunale di Firenze, dalle Forze dell'Ordine, dalle Società di servizi pubblici e da onesti cittadini.
Secondo le disposizioni di legge, richiamate dall'articolo 927 e successivi del Codice Civile, nel Libro Terzo Della Proprietà, "chi trova una cosa mobile deve restituirla al proprietario e, se non lo conosce, deve consegnarla senza ritardo al sindaco del luogo in cui l'ha trovata, indicando le circostanze del ritrovamento(...)".
Come sancito dall'articolo 929 del Codice Civile "trascorso un anno dall'ultimo giorno della pubblicazione senza che si presenti il proprietario, la cosa oppure il suo prezzo, se le circostanze ne hanno richiesto la vendita, appartiene a chi l'ha trovata. Così il proprietario come il ritrovatore, riprendendo la cosa o ricevendo il prezzo, devono pagare le spese occorse".
Un'apposita regolamentazione riguarda le armi, le munizioni e gli esplosivi che, ai sensi della Legge 110 del 18.04.1975, devono essere immediatamente depositati presso l'ufficio locale di Pubblica Sicurezza o presso la più vicina Stazione dei Carabinieri. Le stesse disposizioni valgono anche per gli oggetti chiusi (valigie, borse, scatole ecc.) che, una volta aperti, possano far sussistere il dubbio fondato in merito alla presenza al proprio interno di sostanze nocive, pericolose o esplosive.
DESCRIZIONE SINTETICA DEL SERVIZIO, OBIETTIVI E TEAM DI LAVORO
La gestione degli oggetti trovati da parte di SaS è parte dei servizi denominati economici ed economali.
Il servizio, il cui responsabile è Stefano Morelli, ha come riferimento logistico la sede di Via Veracini n. 5 int. 5 dove SaS si occupa di tutti gli oggetti e i documenti rinvenuti sul territorio comunale fiorentino. L'attività, alla quale si dedicano 4 impiegati, viene svolta per conto del Comune di Firenze e, in particolare, sotto la tutela della Direzione Attività Economiche e Turismo.
Obiettivo principale del servizio è quello di permettere a cittadini e turisti che hanno smarrito qualsiasi tipo di oggetto, di rientrarne in possesso e,, nel concreto, l’Ufficio provvede ad accettare, registrare, catalogare per categorie merceologiche, depositare in magazzino e infine restituire, laddove possibile, tutti gli oggetti e i documenti che vengono consegnati dagli uffici della Polizia Municipale, Polizia di Stato, Polizia Aeroportuale e Ferroviaria, dai Carabinieri nonché dalle aziende dei Servizi Pubblici quali Autolinee Toscane, Bus Italia, Alia, GEST, Taxi.
Per quanto attiene agli oggetti recuperati sui mezzi pubblici, talvolta lo smarrimento può avvenire al di fuori del territorio comunale fiorentino, in relazione alla tratta extra urbana percorsa dal mezzo stesso. Infine alcuni oggetti e/o documenti vengono rinvenuti e recapitati a SaS tramite i gestori di musei, teatri, biblioteche o da cittadini onesti e scrupolosi.
QUANDO E PERCHÉ È NATO IL SERVIZIO
Il servizio per la gestione degli oggetti trovati è stato affidato a SaS dal Comune di Firenze nell'ottobre del 2002. Si trattò di una scelta dettata dell'Amministrazione Comunale che, precedentemente, gestiva tale tipo di attività tramite gli agenti di Polizia Municipale, in particolare di Polizia Annonaria, la quale si affiancò agli operatori SaS nella fase di avviamento.
Disponendo di un'ampia struttura logistica di circa 400 metri quadrati (il magazzino di stoccaggio) oltre a un'organizzazione in termini di addetti, SaS svolge il servizio in modo snello e sistematico, fungendo da coordinamento fra i vari soggetti coinvolti con riferimento sia alle Forze dell'Ordine sia alle aziende che prestano servizi pubblici e a privati cittadini.
TIPOLOGIA DI UTENZA ALLA QUALE IL SERVIZIO SI RIVOLGE
Il servizio si rivolge a tutti i cittadini e ai numerosi turisti, italiani e stranieri, che popolano la città di Firenze.
L'Amministrazione comunale, nel Disciplinare attuativo per l'affidamento della depositeria e delle attività connesse e affini del servizio oggetti trovati, ha fissato un orario di gestione ordinaria del servizio che va dalle ore 7,30 alle ore 15,00 dal lunedì al venerdì, con aggiunta di orario pomeridiano dalle 14,00 alle 17,00, nei giorni di martedì e giovedì. L'apertura al pubblico dell'Ufficio Oggetti Trovati è invece garantita nei 5 giorni lavorativi dalle ore 8,30 alle ore 12,30; il martedì e il giovedì anche in orario pomeridiano dalle 14,30 alle 16,00. Nel mese di agosto l'apertura pomeridiana viene sospesa.
Chiunque si trovi ad aver smarrito un oggetto o un documento di cui vuol rientrare in possesso può, dunque, contattare l'ufficio o recarvisi direttamente, tenendo conto di tali orari.
Si può anche telefonare (055 334802) oppure inviare una email all'indirizzo: oggettitrovati@serviziallastrada.it.
L'elenco degli oggetti e dei documenti trovati e custoditi presso il magazzino di SaS, è consultabile anche dalla rete civica del Comune di Firenze al seguente link: https://servizi.055055.it/oggettitrovatife/.
DIFFICOLTÀ E PECULIARITÀ DEL SERVIZIO
La prima peculiarità del servizio è indubbiamente la grande sensibilità e dedizione che tutto il team guidato dal Responsabile di Settore dedica all'attività. Questo ha permesso negli anni di migliorare ogni passaggio del lavoro svolto, incentivando e spronando anche i soggetti terzi (Forze dell'Ordine e società di servizi) a fare sempre più "squadra" per raggiungere quello che è lo scopo principale del servizio: la restituzione dell'oggetto o del documento al legittimo proprietario.
Altra peculiarità del servizio consiste nell'autorizzazione - conferita agli addetti SaS nello stesso Disciplinare attuativo del Comune - ad eseguire una vera e propria attività di indagine preliminare sugli oggetti trovati, sempre volta a individuare il proprietario. Ad esempio, nel caso in cui si tratti di uno smartphone, l'operatore SaS può consultare la rubrica o l'info-medica, per rintracciare un numero telefonico (magari quello di un parente stretto) al quale comunicare il ritrovamento dell'apparato ai fini della restituzione. Le operazioni di ispezione avvengono in un luogo appositamente individuato della sede SaS dove sono presenti delle telecamere che, attraverso inquadrature multiple e provenienti da diverse angolazioni, garantiscono la massima trasparenza durante l'esecuzione di questa delicata attività.
Fra le difficoltà del servizio la prima riscontrata dall'Ufficio Oggetti Trovati è riferibile alla gestione ordinaria di un deposito dove, nel solo quinquennio 2019/2023, sono stati repertati e depositati 44.479 oggetti e documenti. Le attività maggiormente impegnative sono dunque quelle preliminari ovvero l'accettazione e la catalogazione di tutto ciò che entra e che, auspicabilmente esce dal deposito.
Fra l'arrivo dell'oggetto smarrito in via Veracini n. 5 int. 5 e la sua riconsegna c'è un processo intermedio che costituisce il cuore del lavoro degli addetti al servizio: l'individuazione dei dati utili per riuscire a contattare il cittadino o il turista che ha perso l'oggetto. Ovviamente ciò non vale per i documenti sui quali è chiaramente indicata l'identità. Per tutti gli altri oggetti, non riconoscibili come appartenenti a una persona specifica, il percorso presenta invece maggiori incognite. Gli unici dati certi, provenienti dal verbale redatto dalle Forze dell'Ordine o dall'Azienda Pubblica che consegna agli uffici SaS l'oggetto, sono il luogo e la data del ritrovamento. Nel caso in cui si presenti qualcuno per reclamare l'oggetto trovato e prima di procedere con la restituzione, sussiste uno scoglio da superare contemplato dal Comune all'articolo 4 del Disciplinare attuativo per l'affidamento della depositeria e delle attività connesse e affini del servizio oggetti trovati: l'addetto SaS deve effettuare un colloquio conoscitivo all'utente, per capire se l'oggetto in questione è effettivamente di sua proprietà. Tale colloquio viene tradotto in un verbale dal quale devono risultare: le generalità complete del proprietario (residenza e documento di identità); la descrizione dell'oggetto smarrito; gli estremi dell'eventuale denuncia di smarrimento. Il verbale deve infine riportare la duplice firma dell'incaricato SaS e di chi ritira l'oggetto.
Tuttavia non sempre i cittadini sanno riferire con precisione cosa hanno perso, quando e dove. L'impiegato SaS ha invece ben presente le caratteristiche dell'oggetto (colore, forma, tipologia ecc.) soprattutto perché per i primi 15 giorni dall'arrivo, gli oggetti vengono tenuti in stand by in uno spazio provvisorio, prima di procedere al loro deposito. È quindi l'addetto SaS che, con le sue domande mirate, riesce a capire se, nonostante i dubbi e le imprecisioni descrittive fornite dal cittadino, si tratti realmente dell'oggetto di sua proprietà. In base all'esperienza maturata dall'Ufficio Oggetti Trovati i documenti seguono in genere un iter diverso. La persona che li ha smarriti li reclama, difatti, nei giorni immediatamente successivi all'evento; se ciò non avviene, provvede a rifarli recandosi nelle sedi competenti.
Attualmente la percentuale delle restituzioni effettuate si attesta sul 28% annuo (fra oggetti e documenti) ma solo il 15% è quella degli oggetti ritirati allo sportello dai legittimi proprietari.
I PROCESSI ORGANIZZATIVI DEL SERVIZIO
L'organizzazione dell'Ufficio Oggetti Trovati consiste, in un'attività di front office (accettazione degli oggetti rinvenuti e attività di relazione e informative con l'utenza) e in un lavoro di back office (apertura e presa visione degli oggetti, catalogazione, gestione del denaro e dei valori, gestione dei documenti e delle targhe, registrazione di tutti i dati in cartaceo e con modalità informatiche e individuazione dei proprietari). Entrambe le attività seguono un iter procedurale suddiviso in precise e sistematiche fasi.
FASE 1 - RICEZIONE E REGISTRAZIONE
L'attività inizia con la ricezione da parte dell'operatore SaS degli oggetti o dei documenti che vengono rinvenuti sul territorio comunale fiorentino dalle Forze dell'Ordine (Polizia Municipale, Carabinieri, Polizia di Stato, Polizia Ferroviaria e Aeroportuale), dalle società di trasporto pubblico (Autolinee Toscane, Bus Italia, Alia, GEST, Taxi), da Poste Italiane, ma anche da privati cittadini.
Le consegne di oggetti e documenti trovati dall'Aeroporto di Firenze avvengono con cadenza mensile.
La presa in carico ufficiale dell'oggetto da parte dell'addetto SaS avviene con l'annotazione su un registro cartaceo (Registro Oggetti Trovati) e su un gestionale informatizzato, ovvero un apposito programma operativo fornito dal Comune di Firenze. La numerazione data agli oggetti è sequenziale e suddivisa per tipologia.
Lo step successivo è, infatti, la catalogazione di quanto accettato nelle macro categorie merceologiche definite da SaS che sono 20: 1) borse, zaini, valigie con oggetti o vuote; 2) indumenti, vestiario, scarpe, tessili, anche dentro a borse, valigie o altri contenitori; 3) telefoni cellulari, I phone, smartphone, sim card; 4) radio, autoradio, tv, lettori mp3, Ipod, cuffie; 5) orologi smartwatch; 6) oggetti preziosi (o presunti tali); 7) elettrodomestici, casalinghi, accessori; 8) libri, pubblicazioni, ebook e relativi contenitori; 9) borse, portafogli, zaini, valigie, documenti/oggetti; 10) borse e portafogli contenenti documenti e denaro/denaro; 11) macchine fotografiche, telecamere, accessori video; 12) assegni, travel cheques, libretti risparmio; 13) ombrelli, bastoni, stampelle; 14) caschi moto, monopattini, accessori vari auto e moto; 15) oggetti venditori abusivi/pittori (presunti tali); 16) oggetti autolinee urbane/extraurbane (escluso Autolinee Toscane); 17) computers, Ipad, tablet, navi sat, giochi, altri informatici; 18) strumenti musicali e accessori; 19) strumenti ottici, binocoli/occhiali e accessori; 20) varie.
Gli oggetti che giungono nel magazzino SaS possono talvolta essere il provento di un furto (il caso emblema sono i portafogli, che quasi sempre arrivano senza soldi), l’oggetto più frequentemente smarrito è lo smartphone, alcuni oggetti dell'elenco, come i traveller's cheques, che nel 2002 erano molto usati, oggi sono praticamente scomparsi.
|| Il Traveller’s cheque è un assegno a copertura garantita e nominativo (intestato alla persona che dovrà utilizzarlo), emesso da un istituto di credito o da un ente finanziario abilitato, per un importo fisso in moneta estera, contro versamento del valore equivalente nella stessa valuta. È pertanto equiparabile al denaro contante. ||
Sull'oggetto trovato, o sul suo contenitore, l'addetto SaS appone uno scontrino che reca lo stesso numero del registro e la data del deposito. Ogni anno il numero degli oggetti e dei documenti trovati e gestiti da SAS oscilla fra i 9 e i 13mila , con una flessione plausibile che fu riscontrata nel biennio 2020-2021, quando il Covid costrinse le persone a trascorrere dei mesi senza uscire da casa.
FASE 2 - DOCUMENTI: INDIVIDUAZIONE E CONTATTO UTENTE
Per quanto riguarda il ritrovamento dei documenti, la prima attività compiuta dagli addetti SaS è quella di cercare di rintracciare telefonicamente l'intestatario, soprattutto per capire se nel frattempo abbia già provveduto a chiedere la riemissione degli stessi agli Enti di riferimento.
Se ciò si rivela impossibile, è allora necessario fare un distinguo in relazione alla residenza del cittadino.
Se quest'ultima è fissata sul territorio comunale fiorentino, la persona riceverà da SaS una cartolina di "Avviso di Giacenza" e potrà prendere contatto con l'ufficio, accordandosi per il ritiro. In questo caso i documenti restano a disposizione del cittadino fino a 90 giorni dal ritrovamento, dopodiché verranno distrutti.
Se invece i documenti si riferiscono a residenti in altri Comuni italiani, gli stessi dopo 15 giorni di giacenza vengono spediti, a cura del Comune di Firenze, al rispettivo Ente di emissione.
Diversa è la procedura per chi risiede all'estero. In questo caso i documenti vengono trattenuti in giacenza presso l'ufficio SaS e, mensilmente, gli impiegati del settore provvedono a inoltrare un elenco nominativo ai vari Consolati presenti a Firenze, che possono così ritirarli fino a 380 giorni dalla data di ritrovamento altrimenti verranno distrutti. Nel caso in cui il Consolato non sia presente sul territorio comunale, i documenti vengono spediti all'Ambasciata di riferimento.
È importante specificare che, prima della spedizione dei documenti, gli addetti SaS informano sempre l'utente comunicando che, presso la sede di via Veracini, restano giacenti gli eventuali oggetti che li contenevano (portafogli, borse ecc.).
Per quanto invece attiene agli oggetti, come previsto dagli strumenti operativi del servizio ovvero dal Regolamento per la gestione del servizio oggetti trovati del Comune di Firenze e il Disciplinare attuativo sopracitato, gli addetti SaS sono autorizzati a compiere una vera e propria ispezione che consiste nell'aprire e visionare il contenuto di borse, portafogli, valigie ecc., così come nel poter consultare la rubrica di uno smartphone o le informazioni contenute in un Pc. La finalità è sempre la stessa: individuare il proprietario e restituire l'oggetto trovato.
Al fine di garantire la massima trasparenza e tutela dei dipendenti e degli oggetti sottoposti a ispezione, questa delicata operazione viene eseguita in un luogo appositamente individuato all'interno della sede di via Veracini dotato di telecamere in grado di riprendere inquadrature multiple, provenienti da diverse angolazioni.
FASE 3 - DEPOSITO DEGLI OGGETTI, DEL DENARO E DELLE TARGHE DI AUTOVEICOLI E MOTO
Gli oggetti per i quali non è stato possibile risalire al proprietario vengono sistemati nel deposito di via Veracini n. 5 int. 5 dopo aver precedentemente ricevuto una numerazione sequenziale e per tipologia, suddivisa nelle 20 macrocategorie merceologiche enunciate nella FASE 1.
Degli oggetti depositati e catalogati vengono inoltre redatti elenchi quindicinali per la pubblicazione all'Albo Pretorio e, quando il cittadino si presenta al banco di accettazione per chiedere di rientrare in possesso dell'oggetto smarrito, l'addetto SaS deve stilare un apposito verbale di restituzione, corredato da duplice firma di chi consegna e di chi ritira l'oggetto.
Il denaro e gli oggetti di valore o presunti tali vengono custoditi in un'apposita cassaforte.
Fra gli oggetti più inconsueti, trovati in oltre un ventennio di attività e depositati nel proprio magazzino da SaS, figurano: apparecchi acustici, protesi, motori marini, manichini, motozappe.
In taluni casi gli oggetti trovati possono essere delle targhe di autoveicoli, motoveicoli o simili, immatricolati al P.R.A. (Pubblico Registro Automobilistico). In questo caso, per risalire al proprietario, il personale SaS avvia un accertamento tramite gli uffici competenti di Polizia Municipale e procede con una comunicazione di giacenza. Nel caso in cui il proprietario non risieda a Firenze la targa viene spedita al Sindaco del suo Comune di residenza.
Le targhe non ritirate dopo il periodo dei 365 giorni di giacenza vengono inviate alla Motorizzazione Civile per la loro radiazione/distruzione, mentre quelle che risultano essere oggetto di un furto, sono indirizzate alla depositeria comunale presso la Polizia Municipale.
Infine, per il ritrovamento di denaro, si segue la prassi prevista nel Disciplinare attuativo del Comune. Il denaro, che deve essere conservato in cassaforte, viene registrato separatamente su un apposito registro (anche su registro informatico) dal quale risulta anche l'eventuale documento a cui è collegato o altro oggetto contenitore. Per la restituzione si segue la stessa procedura valida per gli altri oggetti
FASE 4 - RESTITUZIONE O DECADENZA DEI TERMINI
Il lavoro dell'Ufficio Oggetti Trovati si ritiene concluso quando l'utente o il ritrovatore rientrano in possesso dell'oggetto trovato
Come sancito dall'articolo 929 del Codice Civile e come richiamato dal Comune di Firenze nel Disciplinare attuativo e nel Regolamento, trascorsi un anno, tre mesi e 15 giorni senza che né il proprietario né il reperitore si siano presentati per chiedere di rientrare in possesso di un oggetto trovato, questo passerà automaticamente in proprietà all'Amministrazione Comunale.
Il denaro, ivi incluso quello straniero che verrà cambiato in euro, sarà versato annualmente alla Tesoreria Comunale.
Fra le varie figure descritte nel codice civile in materia di oggetti trovati spicca quella del ritrovatore (che nel regolamento comunale viene definito "reperitore") ovvero il privato cittadino che ritrova un oggetto o un documento e lo consegna a SaS. A lui spetta il diritto di entrare in possesso del bene (diritto di cui specificherà di volersi avvalere al momento della consegna dell'oggetto alla sede SaS) nel caso in cui quest'ultimo non venga preteso dal legittimo proprietario, come previsto dal codice civile (articolo 929). Inoltre, secondo quanto disposto dall'articolo 930 CC., il ritrovatore ha diritto di richiedere un premio al proprietario che, per legge, è fissato in "un decimo della somma o del prezzo della cosa ritrovata".
Sia il proprietario sia il reperitore, prima di ritirare l'oggetto, devono pagare le spese di deposito come recita l'ultimo comma dell'articolo 929 CC. La somma, che copre il rimborso delle spese di presa in consegna, custodia e registrazione, viene definita con delibera della Giunta comunale e versata mensilmente da SaS alla Tesoreria Comunale.
Gli oggetti deperibili dovranno essere distrutti a cura di SaS dopo 48 ore di giacenza, previo verbale di accertamento del loro stato. Oggetti o sostanze ritenuti invece pericolosi (armi, munizioni, sostanze esplosive o nocive ecc.) non possono in alcun caso essere presi in consegna da SaS, alla quale spetta l'onere di avvisare le competenti autorità di Pubblica Sicurezza, ai sensi della Legge 110 del 18.04.1975
FASE 5 - IL BANDO COMUNALE DEGLI OGGETTI NON RECLAMATI
Recentemente il Comune di Firenze, grazie alla sensibilizzazione di Sas e in sinergia con l'Ufficio Oggetti Trovati, ha messo a punto una nuova e importante attività che era nei programmi da tempo e che ha permesso di dare "nuova vita" agli oggetti non reclamati entro i termini previsti dalla legge. Una volta trascorso un anno, tre mesi e 15 giorni senza che né il proprietario né il reperitore si siano presentati per chiedere di rientrare in possesso di un oggetto smarrito, questo passerà automaticamente in proprietà all'Amministrazione Comunale, come stabilito dalla legge e ribadito al punto 8.1 del Disciplinare e al punto 11 del Regolamento entrambi emanati dal Comune di Firenze.
Se fino al 2018 quasi tutti gli oggetti non ritirati e non reclamati nei termini di legge venivano mandati all'inceneritore ogni anno, il 2024 ha rappresentato l'anno del cambiamento. Nel mese di gennaio, grazie a un progetto coltivato da tempo dalla Direzione Attività Economiche e Turismo del Comune di Firenze e alla sensibilità del team di lavoro, è stato promulgato per la prima volta dal Comune di Firenze, con Provvedimento Dirigenziale, il bando degli oggetti non reclamati, conservati nel magazzino SaS fra il 2018 e il 2023.
L'Ufficio Oggetti Trovati ha infatti provveduto, fin dall'affidamento del servizio nel 2002, a custodire, con particolare accortezza, alcuni dei beni in deposito mai ritirati. Così gli oggetti di presunto valore, fra cui macchine fotografiche, computer, tablet, smartphone, braccialetti, anelli e orologi, negli anni erano stati conservati in magazzino anche oltre il limite massimo previsto, fornendo sempre dettagliato resoconto agli uffici comunali.
La natura e la finalità del bando sono state subito chiare: la cessione, fatta esclusivamente a titolo gratuito, per sostenere i progetti e le attività promossi dalle Onlus operanti nel terzo settore (Misericordie, Cooperative sociali, Società di Mutuo Soccorso, Associazioni di volontariato ecc.), sul territorio comunale fiorentino. Questo primo avviso prevedeva lotti di materiale scolastico e libri, borse e valigie, elettronica e piccoli impianti, bigiotteria e gioielli e oggetti vari (monopattini, chitarre, passeggini, caschi moto, sedie, sgabelli, occhiali ecc.).
Con la promulgazione del Bando, come stabilito nell’oggetto, è stato proprio l'Ufficio Oggetti Trovati ad occuparsi della suddivisione degli oggetti in lotti omogenei (sacchi) da destinare all’assegnazione.
L'aggiudicatario, che per il primo bando promulgato è stata la Venerabile Confraternita della Misericordia del Galluzzo, ha avuto 30 giorni di tempo per ritirare presso il magazzino SaS di via Veracini n. 5 int. 5 i beni assegnati.
GLI STRUMENTI OPERATIVI
Gli strumenti operativi per la gestione del servizio di Gestione Oggetti Trovati sono principalmente tre. I primi due vengono emanati dal Comune di Firenze e sono il Regolamento per la gestione del servizio oggetti trovati del Comune di Firenze (approvato con Delibera del Consiglio Comunale) e il Disciplinare attuativo per l'affidamento della depositeria e delle attività connesse e affini del servizio oggetti trovati. Per quanto non espressamente specificato nel Disciplinare si fa invece riferimento all'ultima stesura del Contratto Generale di Servizio (approvato con Deliberazione di Giunta Comunale 2027/G/00068), stipulato fra SaS e Amministrazione Comunale.
Per quanto invece attiene all'organizzazione interna del servizio, lo strumento a cui ogni addetto deve far riferimento è la Procedura per la Gestione dell'Ufficio Oggetti Trovati.
Si tratta di un vero e proprio vademecum, suddiviso per punti, che descrive le modalità operative, allo scopo di garantire un adeguato livello di consapevolezza, addestramento e formazione del personale impiegato nel servizio. Il documento espone poi il campo di applicazione, che è il territorio comunale fiorentino, i riferimenti normativi, richiamati nel Regolamento per la gestione del servizio oggetti trovati del Comune di Firenze e nel Disciplinare attuativo per l'affidamento della depositeria e delle attività connesse e affini del servizio oggetti trovati e i vari processi che l'addetto SAS dovrà seguire per giungere alla restituzione dell'oggetto o del documento al proprietario, che è lo scopo principale del servizio.
Un'apposita sezione è riservata alla Gestione delle Anomalie (mancanza totale o parziale di un oggetto, carenza di dati nei registri, discordanza fra somme consegnate e riscontrate ecc.). A questo riguardo deve essere fatta immediata comunicazione, a mezzo e-mail al capoufficio, il quale avviserà il responsabile di settore che, a sua volta, avvierà un'indagine al fine di risolvere il problema. Se entro 48 ore l'anomalia non viene risolta, il responsabile di settore produrrà una dettagliata relazione scritta e, se del caso, provvederà alla denuncia alle autorità preposte.
Nelle precisazioni, la procedura di gestione sancisce il divieto assoluto di accesso al deposito da parte dei non autorizzati. Agli utenti è fatto assoluto divieto di oltrepassare il banco di accettazione, quando si presentano per reclamare o consegnare un oggetto o un documento. A tal proposito la struttura è dotata di un sistema di videosorveglianza TVCC (televisione a circuito chiuso) e di un allarme antintrusione che gli addetti, al termine del servizio, devono inserire dopo essersi accertati di aver chiuso a chiave tutte le porte interne e le porte di accesso alla sede.
Per quanto attiene al Controllo di Gestione è prevista una verifica a campione, con cadenza settimanale, sull'effettiva presenza dei valori e del denaro in cassaforte e degli altri oggetti in deposito - con selezione, ad opera del responsabile del settore, del capoufficio o del vice capoufficio - di almeno 10 oggetti da ricercare nei registri.
Il capoufficio trasmette quindi un rapporto con le evidenze dei controlli eseguiti. Il Resposnabile stesso procede mensilmente ad un controllo.
LE INNOVAZIONI DIGITALI TECNOLOGICHE CONNESSE AL SERVIZIO E QUELLE IN VIA DI SVILUPPO
Le innovazioni digitali connesse al servizio di Gestione Oggetti Trovati coincidono con quelle che sono state le evoluzioni della tecnologia nella società civile.
Non a caso il primo ambito dove si è avuto un rinnovamento delle procedure è quello riguardante le revoche delle denunce di smarrimento effettuate dagli utenti: se un tempo queste venivano fatte attraverso una modulistica in cartaceo, adesso il tutto viene espletato in via telematica, con l'utilizzo della PEC (posta elettronica certificata), comunicando direttamente con l'ufficio preposto della Questura.
Alla fine del 2012, la collaborazione tra l'Ufficio Oggetti Trovati e il settore informatico del Comune di Firenze, portò alla creazione un database che, da allora, permette al cittadino di avere quasi in tempo reale (la trascrizione dei dati da parte degli addetti SaS è a cadenza settimanale) l'elenco di tutti gli oggetti trovati in deposito presso il magazzino SaS, disponibili sulla rete civica del Comune (https://servizi.055055.it/oggettitrovatife) e anche sul sito internet di SaS (https://www.serviziallastrada.it/servizi-al-cittadino/oggetti-trovati) dove è disponibile un manuale in Pdf utilizzabile dai cittadini.
In questo modo, se, ad esempio, un utente ha smarrito lo smartphone, entra nella rete civica con il suddetto link e digita la caratteristica corrispondente - nel caso di specie all'interno della categoria merceologica 3 – indicando la marca e selezionando un range di date partendo da quella in cui presumibilmente è avvenuto lo smarrimento. Il sistema propone così tutti gli smartphone di marca Samsung presenti nel magazzino SaS. Il cittadino è quindi invitato a chiamare (tel. 055 334802) o a scrivere una email (oggettitrovati@serviziallastrada.it.), fornendo tutti i dati in suo possesso (codice IMEI, colore, modello ecc.), utili a rintracciare l'apparato telefonico di sua proprietà.
Negli anni il database è stato sempre più perfezionato e adesso, a disposizione del cittadino, c'è anche un tasto cliccando il quale viene inviata una notifica direttamente a SaS; gli operatori in questo modo possono guidarlo nel percorso di ricerca dell'oggetto smarrito.
Un iter più semplice è quello che l'utente compie per cercare un documento; in quel caso basterà digitare il proprio nome e cognome per appurare in tempo reale se tale documento si trovi presso il magazzino SaS.
Un grande ausilio nel rintracciare i proprietari dei documenti smarriti, giunge anche dai social network. Dal 2010 in poi e in modo crescente, gli operatori SaS digitano il nome e cognome dell'intestatario del documento su Facebook (dove è nata la community "Oggetti smarriti a Firenze") o su Instagram e contattano direttamente gli utenti attraverso questi canali.
Negli ultimi anni il servizio di gestione degli Oggetti Trovati ha catturato l'attenzione dei mass media, soprattutto di alcune emittenti radio e tv locali, che hanno proposto di effettuare delle trasmissioni dedicate a scopo informativo. Una maggior diffusione del servizio offerto da SaS permette infatti di far salire il numero degli oggetti e dei documenti che tornano nelle mani dei proprietari.
Per il futuro l'Ufficio Oggetti Trovati ha un progetto: il restyling del programma gestionale. Si tratta tuttavia di un piano che comporterà molti mesi di lavoro e che, come spesso accade in SaS, prevederà un lavoro di collaborazione e interscambio di informazioni, fra gli addetti del settore e il team informatico interno all'azienda.
I RISULTATI RAGGIUNTI E LE SODDISFAZIONI RACCOLTE
Uno dei primi e più tangibili risultati ottenuti grazie all'espletamento del servizio da parte dell'Ufficio Oggetti Trovati risiede nei numeri raggiunti. Nel quinquennio 2019/2023 sono stati 44.479 gli oggetti e i documenti depositati e catalogati. Di questi 14.483 sono stati riconsegnati ai legittimi proprietari mentre 29.996 sono rimasti in giacenza. Un buon risultato - se consideriamo che ancora molti cittadini non conoscono il servizio - che colloca la percentuale di restituzione intorno al 28% annuo, fra le consegne effettuate ai diretti interessati e le spedizioni dei documenti, anche a chi risiede all'estero.
Un buon risultato che, oltretutto, racconta storie di persone che si commuovono davanti all'operatore SaS, mentre riconsegna loro un portafoglio contenente le foto dei propri cari o ricordi di una vita.
Una soddisfazione che non ha prezzo per chi, quotidianamente, segue questo settore. A comprovarlo sono i moduli denominati "Attestazione di elogio" che il cittadino può compilare dopo esser rientrato in possesso del proprio oggetto e che arrivano in grande numero all'Ufficio Oggetti Trovati.
C'è infine una storia, una piccola grande nota di umanità, che ben si colloca fra i risultati e le soddisfazioni raggiunte e che il protagonista di questa riconsegna custodisce fra le esperienze più belle da lui vissute, da quando si occupa del settore. Si tratta della restituzione di uno zaino contenente un pc, appartenente a un cardiologo cileno, che si trovava a bordo della tramvia. Quel PC conteneva dati importantissimi, riferiti sia a cartelle cliniche dei pazienti sia a materiale didattico che il professore utilizzava per insegnare ai suoi studenti universitari. Fu grazie a un lavoro svolto in sinergia con GEST, presso la quale il medico sporse tempestivamente denuncia di smarrimento, che l'Ufficio Oggetti Trovati di SaS, dopo appena tre giorni dall'evento, riuscì a contattare il medico il quale si recò in via Veracini, felicissimo di poter rientrare in possesso del suo PC.